FUNGSI MANAJEMEN DAN APLIKASINYA

BAB I

PENDAHULUAN

 

1. A.   Latar Belakang

Manajemen merupakan suatu proses. Pengertian proses mengacu kepada serangkaian kegiatan yang dimulai dari penentuan tujuan hingga tercapainya tujuan. Fungsi, artinya kegiatan atau tugas-tugas yang harus dikerjakan dalam usaha mencapai tujuan.

Untuk mencapai tujuan tersebut diperlukan fungsi- fungsi manajemen. Fungsi manajemen terdiri atas hal- hal yang dilakukan dalam urusan manajerial. Fungsi -fungsi manajemen telah disusun sedemikian rupa agar didapat kesamaan sudut pandang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Dalam tujuan tersebut didalamnya terdapat sebuah perencanaan. Perencanaan yang kata dasarnya “rencana” pada dasarnya merupakan tindakan memilih dan menetapkan segala aktivitas dan sumberdaya yang akan digunakan dimasa yang akan datang untuk mencapai tujuan tertentu. Perencanaan mengacu pada pemikiran dan penentuan apa yang akan dilakukan di masa depan, bagaimana melakukannya, dan apa yang harus disediakan untuk melaksanakan aktivitas tersebut untuk mencapai tujuan secara maksimal.

Perencanaan diperlukan dan terjadi dalam berbagai bentuk organisasi, sebab perencanaan ini merupakan proses dasar manajemen di dalam mengambil suatu keputusan dan tindakan. Perencanaan diperlukan dalam jenis kegiatan baik itu kegiatan organisasi, perusahaan maupun kegiatan dimasyarakat, dan perencanaan ada dalam setiap fungsi-fungsi manajemen, karena fungsi-fungsi tersebut hanya dapat melaksanakan keputusan-keputusan yang telah ditetapkan dalam perencanaan.

Perencanaan merupakan tahapan paling penting dari suatu fungsi manajemen, terutama dalam menghadapi lingkungan eksternal yang berubah dinamis. Dalam era globalisasi ini, perencanaan harus lebih mengandalkan prosedur yang rasional dan sistematis dan bukan hanya pada intuisi dan firasat (dugaan).

Pokok pembahasan pada makalah ini berfokus pada elemen-elemen tertentu dari proses perencanaan dan proses yang sangat berhubungan dengan fungsi-fungsi manajemen. Kemudian memperkenalkan fungsi-fungsi manajemen tersebut dan konsep perencanaan serta menyajikan sejumlah pendekatan untuk mengefektifkan perencanaan dari berbagai jenis.

Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tak akan dapat berjalan.

1. B.   Tujuan

Sesuai dengan masalah yang dihadapi maka makalah ini bertujuan untuk :

1. Mengetahui Fungsi-fungsi manajemen
2. Mengetahui tentang pengertian dan fungsi perencanaan
3. Mengetahui jenis dan sifat perencanaan
4. Mengetahui cara menyusun perencanaan

 

1. C.   Manfaat

 Manfaat yang diharapkan dari penyusunan makalah ini adalah dapat mengetahui fungsi-fungsi manajemen, fungsi perencanaan dan jenis-jenis serta sifat perencanaan, juga masing-masing aplikasinya.

 

 

 

 

 

 

BAB II

PEMBAHASAN

 

1. A.   Fungsi- Fungsi Manajemen

 Manajemen merupakan proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian kegiatan anggota organisasi dan proses penggunaan sumber daya organisasi lainnya untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan (Alam S, 2007 : 127). Untuk mencapai tujuan tersebut diperlukan fungsi- fungsi manajemen. Fungsi manajemen terdiri atas hal- hal yang dilakukan dalam urusan manajerial. Fungsi- fungsi manajemen  telah disusun sedemikian rupa agar didapat kesamaan sudut pandang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

 Dalam buku Dasar- Dasar Organisasi dan Manajemen karya Sarwoto (1978), disebutkan  fungsi- fungsi  manajemen menurut beberapa ahli, diantaranya  adalah :

1. Henry Fayol

Menurut Henry Fayol fungsi manajemen adalah  planning, organizing, staffing, directing dan controlling.

1. Koontz dan O’Donnel

Menurut Koontz dan O’Donnel fungsi manajemen adalah planning, organizing, staffing, directing dan controlling.

1. George R. Terry

Menurut George R. Terry  fungsi manajemen adalah planning, organizing, actuating, dan  controlling.

1. Luther Gulick

Menurut Luther Gulick fungsi manajemen adalah planning, organizing, staffing, directing, coordinating, reporting, dan  budgeting.

1. Lindal F. Urwick

Menurut Lindal F.Urwick fungsi manajemen adalah forecasting, planning, organizing, commanding, coordinating, dan controlling.

1. William Spriegel

Menurut William Spriegel fungsi manajemen adalah planning, organizing, dan controlling.

1. Louis A. Allen

Menurut Louis A. Allen fungsi manajemen adalah leading, planning, dan organizing.

1. William Newman

Menurut William Newman fungsi manajemen adalah planning, organizing, assembling of resources, directing, dan controlling.

1. Sondang P. Siagian

Menurut S. P. Siagian fungsi manajemen adalah planning, organizing, motivating,  dan controlling.

1. Prajudi  Atmosudirjo

Menurut Prajudi Atmosudirjo fungsi manajemen adalah leading, planning, organizing, controlling.

1. John R. Beisline

Menurut John R. Beisline  fungsi manajemen adalah planning, organizing, commanding, controlling.

1. Winardi

Menurut Winardi fungsi manajemen adalah planning, organizing, coordinating, actuating, leading, communicating, dan controlling.

1. The  Liang Gie

Menurut The Liang Gie fungsi manajemen adalah planning, decision making, directing, coordinating, controlling, dan improving.

 Para tokoh memang memiliki pendapat yang berbeda mengenai fungsi manajemen namun hampir semua tokoh dalam mengemukakan fungsi- fungsi manajemen selalu mengemukakan tiga fungsi pokok yaitu planning, organizing, dan controlling. Ketiga hal tersebut merupakan fungsi utama dari manajemen sedangkan yang lainnya  merupakan variasi dari ketiga fungsi tersebut (Alam S, 2007 : 132) .

Penjelasan mengenai ketiga fungsi tersebut adalah :

1. Planning (perencanaan) adalah hal yang penting ketika kita akan melakukan

sebuah kegiatan. Agar sebuah kegiatan dapat mencapai tujuan yang telah  diperlukan perencanaan yang sistematis. Pembahasan lebih lanjut mengenai fungsi planning (perencanaan) akan dibahas pada point selanjutnya.

 

1. Organizing (pengorganisasian) merupakan proses pengelompokan orang- orang, alat- alat, tugas, tanggung jawab atau wewenang sedemikian rupa sehingga tercipta suatu organisasi yang dapat digerakkan sebagai satu kesatuan dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan ( Sarwoto, 1978 : 77). Pengorganisasian merupakan tindak lanjut dari perencanaan yang telah dibuat. Menurut George R. Terry dalam Yayat M. Herujito (2001: 28) secara lebih terperinci kegiatan pengorganisasian meliputi :
   1. Membagi pekerjaan ke dalam tugas- tugas operasional.
   2. Mengelompokkan tugas- tugas ke dalam posisi- posisi secara operasional.
      1. Menggabungkan jabatan- jabatan operasional ke dalam unit- unit yang saling berkaitan.
      2. Memilih dan menempatkan orang untuk pekerjaan yang sesuai.
      3. Menjelaskan persyaratan dari setiap jabatan.
      4. Menyesuaikan wewenang dan tanggung jawab bagi setiap anggota.
      5. Menyediakan berbagai fasilitas untuk pegawai.
      6. Menyelaraskan organisasi sesuai dengan petunjuk hasil pengawasan.

 

Pengorganisasian harus disesuaikan dengan tujuan yang ingin dicapai. Jika suatu saat terjadi perubahan dalam hal tujuan  maka diperlukan perubahan dalam hal bentuk, susunan, corak, ukuran, ataupun personalia organisasi yang bersangkutan. Proses pengubahan organisasi ini biasa disebut dengan reorganisasi (reorganizing). Reorganizing bertujuan agar  suatu organisasi lebih efektif dan efisien (Nitisemito, 1984 : 71). Reorganisasi dapat bersifat vertikal ataupun horizontal. Reorganisasi vertikal berarti  reorganisasi dalam sistem organisasi tersebut sedangkan reorganisasi horizontal berarti reorganisasi yang berkaitan dengan kondisi eksternal organisasi. Dalam melakukan reorganisasi harus dilakukan dengan teliti dan hati- hati. Hal ini dikarenakan reorganisasi bersifat sensitif sehingga sebelum melakukan reorganisasi perlu dilakukan konsultasi dengan pihak- pihak yang bersangkutan dengan cara yang sebaik- baiknya.

1. Controlling

Fungsi manajemen yang ketiga adalah  controlling (pengawasan). Menurut Stoner dan Wankel definisi pengawasan adalah sebuah proses yang dilakukan untuk meyakinkan bahwa semua kegiatan (dalam proses manajemen) berjalan mengikuti rencana yang telah ditetapkan dan menuju kepada sasaran yang harus dicapai. 

 

Fungsi pengawasan meliputi 2 aspek yaitu pengawasan dan pengendalian (Ruky,, tanpa tahun : 213). Pengendalian terdiri atas :

1. Penelitian terhadap hasil kerja sesuai dengan rencana atau program kerja.
2. Pelaporan hasil kerja dan pendataan berbagai masalah.
3. Evaluasi hasil kerja dan problem solving.

 

Adapun fungsi manajemen yang lain adalah :

1. Actuating  yaitu kegiatan yang menggerakkan dan mengusahakan agar para pekerja melakukan tugas dan kewajibannya.
2. Coordinating (mengoordinasikan) yaitu menyatukan dan menyelaraskan semua kegiatan.
3. Evaluating (mengevaluasi) yaitu menilai semua kegiatan untuk menemukan indikator yang menyebabkan sukses atau gagalnya pencapaian tujuan sehingga dapat dijadikan bahan kajian berikutnya.
4. Budgeting (penyusunan anggaran biaya) untuk menggunakan sumber- sumber keuangan yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan terpadu.
5. Forecasting yaitu kegiatan peramalan termasuk upaya memprediksi berbagai kemungkinan yang akan terjadi setelah pelaksanaan kegiatan.
6. Staffing atau assembling resources yang berkaitan dengan penempatan orang dalam tugas dan kewajiban tertentu yang harus dilaksanakan.
7. Directing and commanding merupakan kegiatan organisasi yang berhubungan dengan pembinaan dan pelaksanaan instruksional para pemegang jabatan dalam organisasi.

 

1. B.   Aplikasi Fungsi Manajemen di Puskesmas dan Rumah Sakit
2. Aplikasi Fungsi Manajemen di Puskesmas

Fungsi Manajemen	Kegiatan
Perencanaan	Micro planning (perencanaan tingkat Puskesmas yang dilakukan setahun sekali, unsur yang direncanakan meliputi; kebutuhan tenaga, alat dan sarana, serta penunjang lainnya). Sedangkan perencanaan obat dan alat kesehatan dilakukan setiap bulan, dengan cara mengajukan usulan ke Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota
Pengorganisasian	Struktur organisasi Puskesmas, dengan jabatan struktural Kepala Puskesmas, sedangkan lainnya bersifat fungsional Pembagian tugas, yang berdasarkan program pokok Puskesmas, terdiri dari 12 s/d 18 program pokok, yang melibatkan tenaga perawat dan bidan. Pembagian wilayah kerja, setiap petugas Puskesmas melakukan pembinaan ke desa-desa
Penggerakan Pelaksanaan	Lokakarya mini Puskesmas, dilakukan tiap bulan dalam rangka koordinasi lintas program dan sektor Adanya proses kepemimpinan Dilakukan koordinasi secara lintas program & sektor Pelaksanaan program pokok puskesmas yang melibatkan seluruh staf
Pengawasan dan Evaluasi	Melalui pemantauan laporan kegiatan Pemantauan wilayah setempat (PWS) Supervisi Rapat rutin (staff meeting)

 Sumber : http://www.kmpk.ugm.ac.id

1. Aplikasi Fungsi Manajemen di Rumah Sakit
   1. Perencanaan merupakan salah satu fungsi manajemen yang penting, karena perencanaan memegang peranan yang sangat strategis dalam keberhasilan upaya pelayanan kesehatan di RS. Terdapat beberapa jenis perencanaan spesifik yang dilaksanakan di RS, yaitu : (a) perencanaan pengadaan obat dan logistik, yang disusun berdasarkan pola konsumsi dan pola epidemiologi, (b) perencanaan tenaga professional kesehatan, dalam menentukan kebutuhan tenaga tersebut misalnya ; tenaga perawat dan bidan, menggunakan beberapa pendekatan, antara lain ; ketergantungan pasen, beban kerja, dll.
   2. Pengorganisasian merupakan upaya untuk menghimpun semua sumber daya yang dimiliki RS dan memanfaatkannya secara efisien untuk mencapai tujuannya. Pengorganisasian dalam manajemen pelayanan kesehatan di rumah sakit, sama hal dengan di organisasi lainnya.
   3. Penggerakan pelaksanaan, manajemen rumah sakit hampir sama dengan hotel atau penginapan, hanya pengunjungnya adalah orang sakit (pasen) dan keluarganya, serta pada umumnya mempunyai beban sosial-psikologis akibat penyakit yang diderita oleh anggota keluarganya yang sedang dirawat.  Kompleksitas fungsi penggerakan pelaksanaan di RS sangat dipengaruhi oleh dua aspek, yaitu : (1) sifat pelayanan kesehatan yang berorientasi kepada konsumen penerima jasa pelayanan kesehatan (customer service), dengan hasil pelayanan kemungkinan ; sembuh dengan sempurna, sembuh dengan cacat dan meninggal. Apapun hasilnya kualitas pelayanan diarahkan untuk kepuasan pasen dan keluarganya. (2) Pelaksanaan fungsi actuating ini sangat kompleks,karena tenaga yang bekerja di RS terdiri dari berbagai jenis profesi.
   4. Pengawasan dan pengendalian, merupakan proses untuk  mengamati secara terus menerus (bekesinambungan) pelaksanaan rencana kerja yang sudah disusun dan mengadakan koreksi (perbaikan) terhadap penyimpangan yang terjadi. Untuk menjalankan fungsi ini diperlukan adanya standar kinerja yang jelas.  Dari standar tersebut dapat ditentukan indikator kinerja yang akan dijadikan dasar untuk menilai hasil kerja (kinerja) pegawai. Penilaian kinerja pegawai di RS meliputi tenaga yang memberikan pelayanan langsung kepada pasen, seperti ; perawat, bidan dan dokter maupun tenaga administratif. Adanya indikator kinerja, akan memudahkan dalam melakukan koreksi apabila ada penyimpangan.

 

1. C.   Pengertian dan Fungsi Perencanaan

Beberapa pengertian perencanaan oleh beberapa ahli adalah :

1. Koonzt dan O’Donnel dalam bukunya Principles of Management memberikan definisi perencanaan sebagai persiapan yang teratur dari setiap usaha yang digunakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
2. H. J.  Burbach dan L. E. Decker menyatakan bahwa perencanaan adalah suatu proses yang kontinu.
3. Waterson dalam Sudjana (2000) menjelaskan bahwa pada hakikatnya perencanaan merupakan usaha sadar, terorganisasi dan terus menerus dilakukan untuk memilih alternatif yang terbaik daripada sejumlah alternatif tindakan guna mencapai tujuan.
4. Hatch dan Stefflre menyatakan bahwa proses perencanaan adalah : the presence of a need, an analysis of the situation, a review of alternate possibilities, the choice of a course of action.

Dari beberapa pengertian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa  perencanaan merupakan sebuah fungsi yang pokok dalam manajemen. Hal ini dikarenakan fungsi yang lain tidak akan terlaksana sebelum fungsi perencanaan terlaksana lebih dahulu. Selain itu, di dalam perencanaan terkandung kebijakan yang diambil, fokus kegiatan, rencana kerja operasional, serta sangat terkait dengan penyediaan dan penggunaan sumber daya yang tersedia (Herjanto, 2003 : 9). Dalam melakukan perencanaan diperlukan waktu yang cukup agar  hasilnya lebih maksimal. Selain masalah waktu penyususnan perencanaan juga perlu memperhatikan pengalaman, pengetahuan, dan intuisi. Dengan adanya pengalaman maka akan menjadikan pembuatan rencana yang lebih baik dari sebelumnya. Pengalaman- pengalaman tersebut dapat dianalisis kelemahan dan keunggulannya sehingga dapat dijadikan sebagai sumber rujukan dalam pembuatan rencana yang akan datang.

Menurut Sukwiaty (tanpa tahun :12) perencanaan bermanfaat untuk :

1. Mengimbangi ketidakteraturan dari perubahan
2. Memusatkan perhatian pada sasaran
3. Memperoleh pengelolaan yang ekonomis dan efektif
4. Memudahkan pengawasan
5. Mendorong orang memberikan prestasi
6. Mengukur hasil yang dicapai seorang
7. Membantu manajer mencapai status

Sukwiaty juga menyebutkan bahwa perencanaan yang efektif harus memenuhi unsur    5 W + 1 H yaitu :

1. Menetapakan  tujuan yang hendak dicapai atau harus dapat menjawab pertanyaan what (tujuan apa yang hendak dicapai).
2. Menetapkan alasan dilakukan hal tersebut atau harus dapat menjawab pertanyaan why (mengapa hal tersebut perlu dilakukan).
3. Menetapkan di mana kegiatan itu dilaksanakan atau harus menjawab pertanyaan where (di mana hal tersebut akan dilakukan).
4. Menetapkan waktu pelaksanaan atau harus menjawab pertanyaan when (kapan hal tersebut akan dilakukan).
5. Menetapkan orang- orang yang tepat atau harus menjawab pertanyaan who (siapa yang akan melaksanakannya).
6. Menetapkan cara tujuan itu dapat dicapai atau harus menjawab pertanyaan how (bagaimana cara melakukannya)

Menurut Anton Athoillah (2010 :101) manfaat perencanaan meliputi :

1. Penentuan tujuan organisasi sebagai tolok ukur perencanaan.
2. Upaya meletakkan landasan kebijakan dan langkah- langkah operasional kerja.
3. Pengukuran kemampuan bagi efektivitas dan efisiensi kerja.
4. Kepastian tindakan yang relevan dengan tujuan yang telah ditetapkan.
5. Harapan memperoleh kemajuan.
6. Hasil yang direncanakan.
7. Pengawasan penilaian terhadap hasil yang dicapai.
8. Menghilangkan ketidakpastian.
9. Membentuk hari depan.
10. Sebagai alat untuk mencegah pemborosan tenaga, waktu, dan biaya.
11. Mudah mengukur prospek kedepan dalam suatu organisasi.
12. Penentuan pilihan dalam pemecahan masalah.
13. Standardisasi kegiatan dan prioritas kebutuhan organisasi.
14. Dapat dijadikan dasar penjabaran program kerja secara sistematis dalam susatu organisasi.
15. Pembagian tugas dan keahlian yang akurat.
16. Usaha untuk menyediakan sarana dan prasarana kegiatan yang disesuaikan dengan rencana.
17. Melahirkan produktivitas kerja yang baik.
18. Memberikan gambaran yang jelas dan lengkap mengenai seluruh kegiatan yang akan dikerjakan.

Namun, dalam pelaksanaannya terdapat beberapa hal yang menghambat rencana (Herujito, 2001 : 97). Hal- hal tersebut diantaranya adalah :

1. Para perencana tidak cakap untuk melihat kemuka dengan tepat
2. Kewenangan- kewenangan atau kekuasaan- kekuasaan tidak jelas, samar- samar sehingga pelaksana bertindak ragu- ragu, atau kekuasaan dan kewenangan itu tidak cukup besar dan luas untuk mengerjakan tugasnya.
3. Anggaran yang diberikan tidak cukup untuk melaksanakan pekerjaan, karena itu juga tidak sesuai dengan rencana anggaran dalam perencanaan.
   1. Tidak ada bantuan penduduk dan tidak ada moral support.

 

 

1. D.   Jenis dan Sifat Perencanaan  

Menurut Graves, jenis perencanaan dapat digolongkan menjadi 3 jenis berdasarkan tingkatannya dalam organisasi yaitu :

1. Tingkat atas (top level)

Pada tingkat atas perencanaan lebih bersifat directive (memimpin), yaitu memberi  petunjuk serta menggariskan dalam segala hal, baik mengenai tujuan maupun caranya, jadi belum begitu positif untuk dapat dilaksanakan.

1. Tingkat menengah (middle level)

Pada tingkat ini perencanaan lebih bersifat administrative (manajerial) yaitu sudah lebih jelas menunjuk kepada cara-  cara bagaimana tujuan- tujuan dan cara- cara yang telah digariskan dalam perencanaan yang bersifat directive  dapat dilaksanakan sebaik- baiknya.

1. Tingakat bawah (bottom level)

Yaitu tingkat di mana tiap- tiap anggota kelompok lebih banyak mempunyai tugas menghasilkan, sehingga tugas itu bersifat operative (operasional)  yaitu pekerjaan yang harus berakhir dengan menghasilkan sesuatu yang konkret. Maka sifat perencanaan dalam tingkat ini juga lebih bersifat operative, yaitu bagaimana cara menjalankan sesuatu agar dicapai hasil yang sebaik dan sebesar mungkin.

 

 Menurut Graves isi perencanaan pada setiap tingkatan disebut bagian yang “administrative” sedang mengenai caranya disebut bagian manajemen. Umar (2001: 16) membagi perencanaan menurut jangka waktu pengaplikasian dan menurut tingkatan manajemen. Menurut  jangka waktu pengaplikasiannya perencanaan dibagi menjadi :

1. Rencana jangka panjang

Rencana jangka panjang menjangkau waktu sekitar  20- 30 tahun ke depan. Perencanaannya masih berbentuk garis- garis besar yang bersifat sangat strategis dan umum. Oleh karena itu perlu dijabarkan dalam bentuk perencanaan  jangka menengah. Negara kita menerapkan waktu sekitar 25 tahun untuk rencana jangka panjangnya.

 

 

1. Rencana menengah

Rencana menengah memiliki waktu sekitar 3- 5 tahun. Perencanaan jangka panjang akan dipecah- pecah menjadi beberapa pelaksanaan perencanaan jangka menengah, sehingga setiap tahap hendaknya disesuaikan dengan prioritas. Sifat perencanaan ini lebih konkret dan sasaran yang akan dicapai jelas. Negara kita menggunakan waktu 5 tahunan untuk setiap perencanaan jangka menengah, yang disebut Pembangunan Lima Tahun (PELITA). 

1. Perencanaan jangka pendek

Biasanya menjangkau waktu paling lama satu tahun. Bahkan perenccanaan ini dapat dibuat dalam jangka waktu bulanan, kwartalan, atau tengah tahunan. Perencanaan ini lebih konkret dan lebih rinci, lebih terukur dan  sasaran yang harus dicapai lebih jelas, termasuk dalam hal penggunaan sumber  daya, metode pelaksanaan, serta waktu mulai dan selesainya tiap- tiap kegiatan yang masuk dalam rencana tersebut. Negara kita menggunakan APBN dalam hal rencana belanja negara untuk merealisasikan program – program tahunan.

Menurut tingkatan manajemen, perencanaan dibagi menjadi :

1. Perencanaan strategis

Perencanaan strategis merupakan bagian dari manajemen strategis. Manajemen strategis adalah seni dan ilmu untuk pembuatan (formulating), penerapan (implementing), dan evaluasi (evaluating), keputusan- keputusan strategis antarfungsi yang memungkinkan sebuah organisasi mencapai tujuan dimasa datang. Jadi, perencanaan strategis lebih terfokus pada bagaimana manajemen puncak menentukan visi, misi, falsafah, dan strategi perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan dalam jangka panjang.

1. Perencanaan operasional

Merupakan bagian dari strategi operasional yang lebih mengarah pada bidang fungsional perusahaan dalam rangka untuk memperjelas makna suatu strategi utama dengan identifikasi rincian yang sifatnya spesifik dan berjangka pendek. Strategi ini menjadi penuntun dalam melakukan berbagai aktivitas sehingga konsisten bukan hanya dengan strategi utama yang telah ditentukan, tetapi juga dengan strategi di bidang fungsional lainnya.

Sarwoto (1978 : 70) mengemukakan bahwa ada 2 jenis perencanaan yaitu :

1. Perencanan fisik (physical planning)

Yaitu perencanaan mengenai hal- hal yang hendak dihasilkan baik material maupun barang- barang immaterial (jasa- jasa). Perencanaan fisik memiliki  5 unsur yaitu policy (kebijakan), procedure (prosedur), progress (kemajuan), programme (program).

1. Perencanaan pembiayaan (financial planning)

Yaitu perencanaan untuk memperoleh sumber keuangan yang diperlukan untuk membiayai planning  yang dimaksud.

Anton Anthoilla (2010: 102) menggolongkan perencanaan berdasarkan beberapa hal yaitu :

1. Menurut penggunaannya
   1. Single use planning, yaitu perencanaan untuk satu kali pakai. Jika pelaksanaan telah selesai, perencanaan tersebut tidak dipakai kembali, ,misalnya perencanaan yang berhubungan dengan kepanitiaan kegiatan tertentu.
   2. Repeats planning, yaitu perencanaan yang digunakan untuk keperluan yang berulang- ulang. Rencana ini terus menerus atau berulang dipergunakan sehingga bersifat permanen.
2. Menurut prosesnya
   1. Policy planning (merupakan kebijakan), yaitu suatu planning yang berisi kebijakannya saja tanpa dilengkapi oleh teknis pelaksanaannya  secara sistematis, seperti perencanaan yang berkaitan dengan garis besar proses pengorganisasian negara (GBHN).
   2. Program planning, yaitu planning yang merupakan penjelasan dan perincian dari policy planning. Program planning dibuat oleh badan- badan khusus yang mempunyai wewenang untuk melaksanakan policy planning, misalnya BAPPENAS. Dalam program planning dimuat, antara lain :

1)    Ikhtisar mengenai tugas yang dapat dipergunakan

2)    Sumber dan bahan yang dapat dipergunakan

3)    Biaya, personalia, situasi, dan kondisi pekerjaan

4)    Prosedur kerja yang harus dipatuhi

5)    Struktur organisasi kerja, dan sebagainya

1. Operational planning (perencanaan kerja), yaitu planning yang memuat rencana mengenai cara- cara melakukan pekerjaan tertentu agar lebih berhasil dalam pencapaian tujuan dengan daya guna yang lebih berhasil dalam pencapaian tujuan dengan daya guna yang lebih tinggi (efektif dan efisien). Dalam operational planning, technical know- how  ataupun kecakapan dan keterampilan kerja lebih dititikberatkan. Dalam perencanaan ini dimuat, antar lain :

1)    Analisis program planning

2)    Penetapan prosedur kerja

3)    Metode- metode kerja

4)    Menentukan tenaga pelaksanaan

1. Menurut wilayah pelaksanaan
   1. Rural planning, yaitu perencanaan pedesaan
   2. City planning, yaitu perencanaan untuk suatu kota
   3. Regional planning, yaitu perncanaan tingkat daerah kabupaten atau kota
   4. National planning, yaitu suatu perencanaan tingkat nasional (negara) yang mencakup segenap wilayah suatu negara.
2. Menurut materi
   1. Personnel planning, yaitu perencanaan mengenai masalah- masalah kepegawaian. Dalam planning ini, masalah pegawai ditinjau dan dibahas dari berbagai segi secara mendalam dan mendetail.
   2. Financial planning, yaitu suatu perencanaan mengenai masalah keuangan ataupun permodalan (anggaran belanja) secara menyeluruh dan mendetail dari suatu kegiatan kerja sama untuk mencapai tujuan bersama.
   3. Industrial planning, yaitu perencanaan yang menyangkut kegiatan industri yang direncanakan sedemikian rupa agar terhindar dari hambatan dan rintangan dalam pencapaian tujuan.
   4. Educational planning, yaitu suatu perencanaan dalam kegiatan pendidikan (misalnya :planning mengenai pendididan SMEA, SMA, dan lain- lain).

 

1. Menurut segi umum dan khusus
   1. General plans (rencana umum), yaitu suatu rencana yang dibuat garis- garis besarnya saja dan menyeluruh dari suatu kegiatan kerja sama
   2. Special planning (rencana khusus), yaitu suatu perencanaan mengenai suatu masalah yang dibuat secara mendetail dan terperinci. Misalnya: production planning, educational planning.
   3. Overall planning, yaitu suatu perencanaan yang memberikan pola secara keseluruhan dari pekerjaan yang harus dilaksanakan. Dalam hal ini, perencanaan merupakan landasan dari fungsi- fungsi manajemen lainnya.

Demikian berbagai jenis perencanaan yang digolongkan berdasar berbagai kriteria.  Apapun bentuk rencananya pastilah bertujuan untuk mencapai tujuan yang ingin ditetapkan. Agar tercipta perencanaan yang tepat maka harus diperhatikan mengenai sifat- sifat dari suatu rencana yang baik. Adapun sifat rencana yang baik menurut Lilik Agung (2009 :44) adalah :

1. Rencana itu menyediakan suatu solusi yang dapat dilaksanakan.
2. Rencana itu harus cukup luas untuk dapat menyelesaikan pekerjaan dengan benar namun juga cukup sederhana untuk dipahami dan dilaksanakan.
3. Rencana itu meminimalkan terjadinya risiko yang tidak diinginkan.
4. Rencana itu harus spesifik dalam pengertian waktu, biaya, dan sumber daya.
5. Rencana itu harus fleksibel artinya  rencana bisa berubah haluan jika dituntut oleh situasi.
6. Rencana itu dikembangkan dengan proses logis.
7. Rencana itu dikomunikasikan dengan benar kepada orang- orang yang akan menggunakan dan mendukungnya.
8. Rencana itu idealnya memasukkan gagasan orang- orang yang akan melaksanakan dan menggunakan.
9. Ada ukuran yang jelas sehingga orang yang melaksanakan tidak akan multitafsir terhadap apa yang akan dikerjakan.
10. Ada keseimbangan dalam rencana baik ke dalam maupun ke luar ( Sarwoto, 1978 : 71). Ke dalam berarti keseimbangan berbagai bagian proyek daripada rencana itu. Ke luar berarti keseimbangan antara tujuan (ends) dengan syarat- syaratnya (means).

Sedangkan menurut Anton Athoillah (2012 : 104) sifat- sifat perencanaan yaitu :

1. Faktual

Perencanaan yang berdasarkan pertimbangan faktual,  yakni didasarkan pada hasil temuan di lapangan. Fakta- fakta yang telah dikumpulkan dan dijadikan data serta diolah secara rasional, apabila perlu dikaji secara ilmiah.

1. Rasional

Perencanaan harus masuk akal, bukan merupakan angan- angan. Rasionalisasi terhadap berbagai fakta dan data dianalisis dengan cara mengklasifikasi permasalahan yang berkembang, menafsirkan data dan fakta, membandingkan antarfakta, menghubungkan antarpengertian, memutuskan, dan menyimpulkan.

1. Fleksibel

Perencanaan tidak kaku, tetapi mengikuti perkembangan zaman dan perubahan situasi dan kondisi sehingga pelaksanaannya tidak terjebak dalam suatu keadaan yang statis.

1. Berkesinambungan

Perencanaan dibuat secara kontinu, artinya berkelanjutan mengikuti kebutuhan organisasi

1. Dialektis

Suatu planning harus dibuat dengan memikirkan peningkatan dan perbaikan- perbaikan untuk kesempurnaan masa yang akan datang. Perencanaan yang dialektik tidak terpaku pada pendekatan antitesis yang melawan arus perubahan dan perkembangan zaman, tetapi lebih mengutamakan pendekatan sintesis dan kompromistik terhadap keadaan dengan tetap berprinsip pada prinsip- prinsip manajemen yang sudah ditetapkan.

 

1. E.    Cara Menyusun Perencanaan

Menurut Harold Koonzt mengemukakan langkah- langkah dalam proses perencanaan sebagai berikut :

1. Penetapan tujuan

Tujuan biasanya ditetapkan pada awal mula pada puncak dari usaha dan dari tujuan yang telah ditetapkan pada top level ini kemudian ditentukan pula tujuan bagian- bagian organisasi yang lebih bawah. Penetapan tujuan pada awal usaha sangat penting karena- tujuan tujuan tersebut memberikan petunjuk atau kunci apa yang selanjutnya harus dilakukan, apa yang harus diutamakan dan apa yang ingin dicapai oleh kebijakan , prosedur, anggaran belanja, serta program yang hendak dibuat. Tujuan yang telah ditetapkan harus dimengerti oleh sebanyak mungkin anggota organisasi, khususnya mereka yang turut bertanggung jawab terhadap terlaksananya tujuan tersebut.

1. Penetapan premise- premise perencanaan

Premisse adalah semacam ramalan tentang keadaan- keadaan atau kenyataan- kenyataan atau kebijaksanaan yang mungkin akan dapat dilaksanakan untuk waktu yang akan datang, hingga dengan mudah dapat dikatakan bahwa premise- premise itu memberikan gambaran tentang keadaan yang diramalkan atau diharapkan akan terjadi pada waktu yang akan datang. Premisse perencanaan dapat digolongkon ke dalam 3 golongan yaitu :

1. a.    Premisse yang non- controllable, yaitu premis yang tidak dapat dikuasai atau dikendalikan . Misalnya : pertambahan penduduk pada masa datang, suasana politik, kebijaksanaan pemerintah dalam perpajakan dan sebagainya.
2. b.    Premisse yang semi- controllable, yaitu premis yang setengahnya dapat dikuasai atau dikendalikan dan setengahnya tidak. Misalnya : hasil pekerjaan para pekerja, lalu lintas kerja, harga dan sebagainya.
3. c.    Premisse yang controlable, yaitu premis yang dapat dikuasai  atau dikendalikan. Misalnya : Tahun depan perusahaan akan membayar upah buruh sebanyak Rp5.000,00 dan tahun depan betul- betul dilaksanakannya.
4. Mencari dan menyelidiki berbagai kemungkinan rangkaian tindakan yang dapat diambil.

Sedangkan menurut Anton Anthoilla (2010 : 108) langkah- langkah yang perlu dilakukan dalam membuat perencanaan adalah sebagai berikut :

1. Menetapkan sasaran atau perangkat tujuan

Langkah ini berkaitan dengan kebutuhan organisasi dan tujuan yang hendak dicapai. Dalam penentuan tujuan, disusun pula prioritas utama dan sumber daya yang dimiliki sehingga memudahkan pelaksanaan rencana.

1. Menentukan keadaan , situasi, dan kondisi sekarang

Situasi sekarang perlu perlu diperhatikan sebelum perencanaan dibuat, kemudian diukur menurut kemampuan organisasi dari seluruh komponen yang ada secara sasaran sistematik.

1. Mengidentifikasi factor pendukung dan penghambat

Memperkuat semua  yang mendukung terlaksananya perencanaan dan meminimalisasikan semua factor yang akan menghambat. Demikian pula, dengan antisipasi terhadap gangguan yang datang secara tidak terduga.

1. Mengembangkan rencana dan menjabarkannya

Pengembangan rencana dan penjabarannya harus dipahami oleh seluruh pelaksana kegiatan sehingga memudahkan tercapainya  sasaran dan tujuan. Caranya adalah  dengan mengembangkan berbagai alternatif yang dapat dijadikan solusi permasalahan yang berkembang ketika rencana sedang dilaksanakan.

 

Disamping hal- hal di atas perlu diperhatikan beberapa hal dalam pembuatan rencana :

1. Menyiapkan berbagai alternatif perencanaan.
2. Mengkomunikasikan rencana yang telah ditetapkan dengan berbagai pihak.
3. Memperhatikan pembiayaan yang dibutuhkan dalam perencanaan tersebut.
4. Melakukan survei lapangan sebelum pembuatan rencana.
5. Penentuan sasaran dan tujuan yang spesifik.

 

 

 

 

 

 

 

 

BAB III

RINGKASAN

Manajemen merupakan proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian kegiatan anggota organisasi dan proses penggunaan sumber daya organisasi lainnya untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Untuk mencapai tujuan – tujuan tersebut diperlukan fungsi – fungsi manajemen . Dari berbagai fungsi manajemen yang dikemukakan oleh para ahli, dapat disimpulkan bahwa fungsi pokok manajemen terdiri atas tiga hal, yakni planning (perencanaan), organizing (pengorganisasian), dan controlling (pengawasan).     

Planning (perencanaan) merupakan sebuah fungsi yang pokok dalam suatu manajemen. Fungsi – fungsi manajemen yang lain tidak akan terlaksana apabila fungsi perencanaan belum selesai dilakukan. Oleh karenanya, fungsi perencanaan merupakan pondasi awal terlaksananya sebuah rencana kegiatan dalam suatu pola manajemen. Di dalam suatu perencanaan terkandung kebijakan – kebijakan yang diambil, fokus kegiatan, rencana kerja operasional, serta sangat terkait dengan penyediaan dan penggunaan sumber daya yang tersedia. Dalam melakukan suatu perencaan juga diperlukan waktu yang cukup sehingga hasil yang diperoleh maksimal. Seorang perencana yang baik juga perlu mempertimbangkan pengalaman, pengetahuan yang dimiliki, serta intuisi dalam menganalisis kondisi – kondisi yang mungkin akan terjadi di masa yang akan datang. Pengalaman – pengalaman tersebut dapat dianalisis kelemahan dan keunggulannya sehingga dapat dijadikan sebagai salah satu sumber rujukan yang lebih baik. Perencanaan memiliki peranan yang sangat signifikan dalam suatu pola manajemen. Perencanaan merupakan tolak ukur keberhasilan program – program yang dilakukan dalam mewujudkan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Graves membagi perencanaan berdasarkan tingkatannya dalam organisasi. Dalam pengklasifikasiannya, terdapat tiga bentuk perencanaan yaitu perencanaan tingkat atas (top level). Perencanaan tingkat menengah (middle level), dan perencanaan tingkat bawah (bottom level). Perencanaan tingkat atas lebih bersifat directive (memimpin) dengan memberikan petunjuk – petunjuk terhadap apa yang harus dikerjakan. Perencanaan tingkat menengah lebih bersifat administrative (manajerial) yang lebih jelas menunjuk cara – cara yang dapat dilakukan dalam mewujudkan tujuan. Sedangkan perencanaan tingkat bawah lebih bersifat operative (operasional) dimana tiap – tiap anggota kelompok memiliki tugas atau pekerjaan yang berakhir dengan hasil yang konkret (nyata). Pembagian perencanaan oleh setiap ahli berbeda – beda, namun pada intinya semua perencanaan bertujuan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Perencanaan juga memiliki beberapa sifat seperti yang dikemukakan oleh Anton Athoillah dimana sifat perencanaan dibagi menjadi lima macam, yaitu faktual, rasional, fleksibel, berkesinambungan, dan dialektis. Faktual berarti perencanaan didasarkan pada pertimbangan mengenai hasil temuan yang ada di lapangan. Perencanaan yang dilakukan juga harus rasional dengan mempertimbangkan fakta – fakta dan data – data serta kemungkinan rencana tersebut mampu dilakukan melalui program – program yang telah ditetapkan. Fleksibel berarti perencanaan yang dilakukan tidak kaku dan tetap mampu mengikuti perkembangan jaman. Perencanaan juga harus dilakukan secara berkesinambungan yang dibuat secara kontinyu dan berkelanjutan mengikuti kebutuhan organisasi. Sedangkan dialektis lebih menekankan pada upaya peningkatan dan perbaikan suatu perencanaan untuk masa yang akan datang dengan mengutamakan pendekatan sintesis dan kompromistis terhadap keadaan dengan tetap berpegang pada prinsip – prinsip manajemen yang telah ditetapkan.

Menyusun perencanaan bukan merupakan hal yang begitu saja mudah untuk dilakukan. Ada beberapa langkah penting yang harus dilakukan dalam menyusun suatu perencanaan yang baik. Harold koonzt dan Anton Athoilla mengemukakan beberapa langkah dalam menyusun perencanaan yang intinya dalam menyusun sebuah perencanaan harus diawali dengan menentukan tujuan terlebih dahulu. Tujuan yang telah ditetapkan akan membantu dalam melaksanakan berbagai program secara terarah. Memperkirakan keadaan yang mungkin saja akan terjadi di masa mendatang juga sangat penting. Dengan adanya perkiraan ini, akan terbentuk antisipasi – antisipasi berupa berbagai alternatif perencanaan yang telah disiapkan sebelum hal buruk terjadi selama kurun waktu pelaksanaan program yang telah ditetapkan. Dalam hal ini, kemampuan menganalisis kondisi yang sedang berlangsung saat ini juga sangat dibutuhkan demi melancarkan berbagai program yang mendukung terwujudnya tujuan.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

DAFTAR PUSTAKA

 

 

 

Agung, A.  M. Lilik. 2009. Cara Cepat Menjadi Supervisor Unggul. Jakarta :   

          PT Elex  Media Komputindo.

Anonim. 2003. Manajemen Pelayanan Kesehatan. www.kmpk.ugm.ac.id. Diakses tanggal 5 April 2013.

 

Athoilla, Anton. 2010. Dasar- Dasar Manajemen. Bandung : Pustaka Setia.

 

Herjanto, Eddy. 2003. Manajemen Operasi. Jakarta : Grasindo.

 

Herujito, Yayat M., 2001.Dasar- Dasar Manajemen.Jakarta : Grasindo.

 

Nitisemito, Alex S.1984. Manajemen Suatu Dasar dan Pengantar. Jakarta :

           Ghalia  Indonesia.

 

Ruky, Achmad S.,Tanpa tahun. Sukses Menjadi Manajer Profesional Tanpa Gelar MM dan MBA. Jakarta : Gramedia.

 

S., Alam. 2007. Ekonomi untuk SMA dan MA Kelas XII.Jakarta : Esis.

 

Sarwoto.1978. Dasar- Dasar Organisasi dan Manajemen. Jakarta : Ghalia Indonesia.

 

Sukwiaty, dkk. Tanpa tahun. Ekonomi SMA Kelas XII.Yogyakarta : Yudhistira.

 

Umar, Husein. 2001. Strategic Management in Action. Jakarta : Gramedia.